[Note-taking cho Người Viết] Từ A đến Z

Tất tần tật về quy trình take note của mình

1 năm trước, mình chia sẻ 2 bài viết đầu tiên trong series Note-taking cho người viết.

Trong phần 1, mình đưa ra 3 lý do giải thích tại sao 1 người viết (hay làm sáng tạo nói chung) cần take note (nói chính xác hơn là xây dựng 1 hệ thống và thói quen lưu trữ ý tưởng).

Trong phần 2, mình giới thiệu khái niệm Bãi Tập Kết ý tưởng (1 khái niệm do Tuấn Mon tạo ra), phân biệt nó với Nhà Kho Lưu Trữ ý tưởng, và chia sẻ 3 nguyên tắc của mình khi chọn 1 bãi tập kết.

Trong phần này, mình sẽ chia sẻ toàn bộ quy trình lưu trữ ý tưởng từ A đến Z của mình (phiên bản tháng 4 năm 2024).

Mình mong quy trình mình chia sẻ ở đây có thể cho bạn những ý tưởng hoặc nguồn cảm hứng để bước đầu set up quy trình lưu trữ ý tưởng của riêng mình.

30 giây ôn lại bài cũ

Đúng như tên gọi, “Bãi Tập Kết” là nơi mình tập kết TẤT CẢ mọi ý tưởng, câu hỏi, giác ngộ, và suy nghĩ mình bắt gặp trong cuộc sống (từ 1 cuộc trò chuyện, 1 cuốn sách, 1 podcast, 1 bộ phim, 1 bài blog…).

Ý tưởng ở trong Bãi Tập Kết không cần được phân loại hay sắp xếp ngăn nắp theo từng chủ đề. Vì mục tiêu của bãi tập kết là…well, “tập kết” chứ không phải quản lý.

Quản lý là nhiệm vụ của “Nhà Kho” - nơi mình tổng hợp, phân loại, và sắp xếp TẤT CẢ các ý tưởng bài viết của Akwaaba Tùng - Bộ não thứ 2 của mình.

Sau gần 2 năm dạy về khái niệm này ở Writing On The Net, mình nhận ra là: Mình có tận 3 bãi tập kết và 3 nhà kho khác nhau 🤯

Cụ thể về 3 bãi tập kết

Mình phân 3 bãi tập kết thành 2 loại chính - Bãi Chủ Động (có kỳ vọng ý tưởng sẽ đến) và Bãi Bị Động (không kỳ vọng ý tưởng sẽ xuất hiện).

1. Messenger - Bãi Bị Động: dùng để tập kết các ý tưởng đến khi mình không hề ngờ đến và không có laptop. Ví dụ: khi đi xem phim, đang rửa bát, tập thể dục, ngồi trà đá chém gió với bạn…

2. Curius - Bãi Chủ Động: dùng để tập kết highlights của tất cả các bài viết mình đọc trên mạng. Bạn có thể xem video mình demo sử dụng Curius 👇

   

   Screenshot Bãi Curius

3. Kindle Clippings - Bãi Chủ Động: dùng để tập kết highlights của tất cả các sách mình đọc trên Kindle. Đây là 1 tính năng mình rất thích của Kindle.

3 nhà kho

1. Kho Writing

Nơi tổng hợp tất cả những ý tưởng bài viết đã hoàn thiện, đang được ngâm, hoặc đã bỏ. Nhờ nhà kho này mà mình không bao giờ bắt đầu 1 bài viết từ 1 “trang giấy trắng”.

Quy trình viết của mình từ khi có Kho Writing là dạo qua nhà kho → xem các ý tưởng còn đang dang dở → chọn bài mình muốn hoàn thành → rồi nhảy vào viết từ những input sẵn có.

2. Kho Learning

Nơi tổng hợp tất cả những ghi chú từ sách, blog, podcast, video, phim ảnh, lớp học trong cuộc đời mình từ tháng 10 năm 2021.

Nhờ nhà kho này, khi đi tìm số liệu và luận điểm cho những bài hệ Phân tích nặng, mình không phải ngụp lặn trong biển thông tin bất tận của Google. Mình luôn bắt đầu từ những gì đã có sẵn trong “bộ não thứ hai” mà mình đã dày công nuôi dưỡng nhiều năm. Khi thông tin ở đây chưa đủ, mình mới tiếp tục tìm kiếm trên Internet.

3. Kho Quote

Nơi tổng hợp tất cả trích dẫn hay mình đọc hoặc nghe được từ tháng 10 năm 2021 - thỉnh thoảng mở ra đọc lại hoặc cho vào Newsletter :) Cũng nhờ có nhà kho này mà không bao giờ bí quote phù hợp để cho vào bài viết.

Từ Bãi Tập Kết đến Nhà Kho

1. Messenger → Kho Writing

2. Curius → Kho Learning

   1. Quote hay → Kho Quote

   2. Nếu rất hay → Kho Writing

3. Kindle → Kho Learning

   1. Quote hay → Kho Quote

   2. Nếu rất hay → Kho Writing

Nếu bài viết này chỉ dừng lại ở đây, mình e là 99% bạn đọc là người viết/ làm sáng tạo sẽ không tài nào thực sự set up được 1 quy trình cụ thể để sử dụng bãi tập kết và nhà kho khi viết.

Vậy nên, mình sẽ tiết lộ luôn…

Lịch trình xử lý bãi tập kết của mình

“Xử lý” notes ở đây bao gồm việc chép lại, suy ngẫm, và kết nối chúng với những ý tưởng hoặc kiến thức mình biết.

1. Bãi Messenger: Vì những ý tưởng được tập kết ở đây luôn là những cảm hứng bất chợt, mình sẽ xử lý bãi Messenger thường xuyên nhất có thể. Tần suất hiện tại đang là 3 - 4 lần/tuần, vào những sessions mình viết short-form.

   

   Slide Live Class #4: Nhà Kho Lưu Trữ Ý Tưởng lớp Writing On The Net #5

2. Bãi Curius: Những blog/article mình đọc trên mạng thường là để phục vụ công việc hoặc mục đích chuyên môn - muốn tìm hiểu sâu về 1 chủ đề nào đó, nên mình không quá quan trọng việc những notes này sẽ biến thành blog. Highlight từ Curius thường sẽ được xử lý ngay khi mình đọc xong tài liệu (2 lần/tuần vào Learning Block).

   

3. Bãi Kindle Clipping: Highlights từ sách luôn là những notes nặng nhất. Những ý tưởng ở đây thường bổ trợ rất tốt cho những bài long-form, hay thậm chí 1 ý tưởng có thể trở thành cả 1 bài long-form luôn. Vậy nên, mình có 1 block 2 tiếng trong tuần dành riêng cho việc xử lý ý tưởng từ Kindle Clipping vào sáng thứ 3 hằng tuần.

   

   (Tuần nào mình không ngồi xuống xử lý highlight từ sách là y như rằng tuần đấy khó viết bài long-form cộng thêm nản đọc tuần tiếp theo vì nạp vào nhiều quá mà chưa kịp xử lý.)

Nhìn lại hành trình xây dựng Quy trình take note cho việc viết

Mình có thể chia làm 3 giai đoạn chính:

1. 2019 - hè 2021: Sáng tạo theo Cảm hứng

Bao giờ có cảm hứng thì phải ngay lập tức ngồi vào bàn gõ túi bụi để kịp publish trước khi cảm hứng đi mất. Những bài viết ở giai đoạn này “raw”, không được trau chuốt, và không được nghiên cứu nhiều - có gì trong trí nhớ lôi ra viết hết.

2. Tháng 8/2021 - 12/2023: Xây dựng và tinh chỉnh quy trình sáng tạo

• Xây dựng Nhà Kho Writing

• Hình thành thói quen đọc sách, take notes, và xử lý note từ Kindle Clippings hằng tuần

• Xây dựng Nhà Kho Learning và Nhà Kho Quotes

• Bắt đầu sử dụng Bãi Tập Kết Messenger theo lời khuyên từ Tuấn Mon

• Chuyển từ Glasp sang dùng Curius làm Bãi Tập Kết Online Articles từ tháng 7 năm 2023

3. Tháng 1/2024 - nay: Kiểm soát Cảm hứng

• Có block thời gian cụ thể để Đọc - Xử lý Notes - Viết

• Hầu hết các bài viết đều được hoàn thành trong tối thiểu 2 session viết sâu. Không có nhu cầu “phải publish ngay khi viết xong hoặc ngay khi có ý tưởng” như giai đoạn 1 nữa.

• Kết quả:

  • 13 bài long-form trên Substack. Tất cả đều là những bài nặng đô về mô hình tư duy (mental model) hoặc triết lý cuộc sống (life philosophy). Tất cả đều có thể cho vào hạng “evergreen” (idea với hạn sử dụng rất dài) của mình.

  • 11 newsletter vào thứ Hai hằng tuần (mới skip 4/12 bài được skipped năm nay). Đã phá streak viết newsletter bền nhất từ trước đến nay.

  • Không còn nghĩ mình là người không sáng tạo được theo deadline cố định hằng tuần nữa.

  • Newsletter Subscribers tăng từ gần 5,400 (31/12/23) lên hơn 7,700 (19/4/24).

  • 40,000 Website View hằng tháng

  • 40% Open Rate Email

Điều quan trọng nhất, đối với mình trong giai đoạn này, đó là 100% những bài viết mình thực hiện trong 4 tháng vừa qua đều khiến mình rất hài lòng và tự hào cả về chất lượng đầu ra (outcome) cũng như quy trình sáng tạo (process).

Hài lòng với 100% sản phẩm sáng tạo, trong khi vẫn duy trì 1 tần suất publishing đều đặn, là 1 cảnh giới rất đặc biệt mà mình chưa bao giờ chạm tới suốt hơn 4 năm sáng tạo nội dung.

1 trong những yếu tố quan trọng nhất giúp mình đạt được “trạng thái” này là khả năng quản lý cảm hứng nhờ hệ thống và quy trình lưu trữ ý tưởng (mà mình đã mất hơn 4 năm để xây dựng và tinh chỉnh).

Cảm hứng cũng là 1 loại cảm xúc. Muốn biến sáng tạo thành nghề thì phải kiểm soát được cảm hứng, chứ không nên để cảm hứng kiểm soát mình (quá nhiều).

Nếu bạn là 1 người viết hoặc làm sáng tạo, mình mong bạn sẽ bắt đầu lưu lại và quản lý những ý tưởng / learning của mình nghiêm túc hơn từ hôm nay.

Mình mong quy trình mình chia sẻ ngày hôm nay có thể cho bạn những ý tưởng hoặc nguồn cảm hứng để bước đầu set up quy trình lưu trữ ý tưởng của riêng mình.

1 lưu ý

Quy trình và hệ thống thói quen này được xây dựng xung quanh cuộc sống full-time creator/founder của mình.

Mình chưa lập gia đình và vì vậy, được dành rất nhiều thời gian cho công việc sáng tạo. Tuy nhiên, mình tin rằng bạn không cần những điều kiện trên để có thể nghiêm túc hơn với việc take note, xử lý notes, và sáng tạo nội dung. Rất nhiều học sinh của mình là những người đi làm full-time, có gia đình, chăm 1, 2 con, nhưng mọi người vẫn dành thời gian để nghiêm túc chăm chút cho quy trình của mình được.

Câu hỏi là bạn có thực sự muốn làm việc này hay không thôi.

Time is like water in a sponge. If you squeeze hard enough, there’s always some.

Lời kết

Mình mất gần 3 năm để xây dựng và tinh chỉnh quy trình trên.

Khi bắt đầu nghiêm túc với note-taking, mình cũng chỉ có 1 nhà kho duy nhất với dăm ba note rời rạc, chưa biết cách phân loại như thế nào. Trong 3 tháng đầu tiên, mình cũng không nhìn thấy lợi lộc gì cho việc sáng tạo từ nhà kho này.

Nên mình mong bạn hãy hiểu rằng game của note-taking và lưu trữ ý tưởng, lưu trữ kiến thức là 1 game dài hơi với lợi ích kép (compound interest) - chơi lâu mới thấy nhiều lợi ích.

Hãy kiên nhẫn với nhà kho và quy trình chưa hoàn hảo của mình.
Just start somewhere!

Lời cảm ơn

Để hoàn thành bài viết này, mình đã vay mượn nhiều kiến thức từ:

• Bác Sonke Ahrens - tác giả How To Take Smart Notes → Đây là cuốn sách đã thay đổi cách mình nghĩ về việc viết và take notes mãi mãi. Đây là nguồn cảm hứng đầu tiên giúp hình thành thói quen và mindset lưu trữ kiến thức và ý tưởng của mình.

• Tuấn Mon (Many One Percents) trong quá trình xây dựng nội dung của Writing On The Net (khóa học tiếp cận blogging 1 cách khoa học của bọn mình). Cảm ơn anh đã tạo ra khái niệm Bãi Tập Kết Ý Tưởng. → Quy trình của mình thay đổi hoàn toàn khi nhận ra mình không cần phải tập kết và sắp xếp ở cùng một nơi.

• Trúc Linh vì câu punchline triệu đô “Kiểm soát cảm hứng. Đừng để cảm hứng kiểm soát mình.”

Quan trọng nhất, cảm ơn tất cả bạn đọc từ tháng 2/2023 và hơn 300 học sinh của mình ở Writing On The Net vì đã không ngừng “dí” mình để viết bài này.

ENJOY!

Chúc bạn một cuối tuần (hoặc đầu tuần mới) bình an 🫶

Bài viết thuộc thử thách Viết Đều và Hay của Writing On The Net Alumni.
#wotn #vietdeuvahay