Networking 101: Tin nhắn đầu tiên gửi thạc sĩ Harvard

Template gửi cold email cho newbie...

Tại sao mình muốn viết bài này?

Tại vì hằng ngày, mình nhận được RẤT NHIỀU email và tin nhắn từ bạn đọc muốn “nhờ” mình làm 1 việc gì đó. Và hầu hết những tin nhắn này rất dở.

Bài viết này được thực hiện vì mình để ý là: giống như mình hồi 16, 17 tuổi, rất nhiều bạn trẻ không biết cách viết 1 cold email (email gửi 1 người không biết mình) tử tế. Hệ quả của việc này là:

• Người nhận mail thì mất thời gian và nặng hơn là cảm thấy bị xúc phạm

• Người viết mail thì có khả năng làm hỏng mối quan hệ với 1 người họ muốn kết nối mãi mãi chỉ vì 1 tin nhắn

Nên trong phần 1 của series về networking này, mình sẽ chia sẻ cách mình cold email - công cụ căn bản nhất của networking.

Trong bài viết này, mình sẽ phân tích 2 case studies - 1 của mình và 1 của bạn đọc gửi mình, để giúp mọi người nhận ra những lỗi thường gặp với cold email, và cách khắc phục chúng.

Mong là sau bài này, sẽ không còn ai viết hoặc nhận được những cold email gây ức chế nữa.

3 thành phần căn bản trong 1 cold email tốt

1. Giới thiệu bản thân: Bạn là ai?

2. Ask rõ ràng: Bạn muốn họ làm gì?

3. Có đường lui cho người nhận: Bạn hiểu họ bận và có thể không trả lời được.

Template cold email căn bản

Mình rất thích template này từ Alex Banayan, tác giả “The Third Door”, nên muốn chia sẻ với mọi người bản thuần Việt ở đây 👇

“Chào anh/chị X,

Rào trước: Em biết là anh rất bận và có nhiều người inbox, nên tin nhắn này sẽ chỉ mất 60 giây thôi ạ. (Nên mất ít hơn 60 giây để đọc.)

• 1-2 dòng để Giới thiệu mình là ai, tín (credibility) của mình là gì.

• 1-2 dòng để Giải thích mình biết về họ như thế nào (theo dõi online, được XYZ giới thiệu…).

• 1-2 dòng để Giải thích Lý do bạn reach out (hẹn coffee chat, đặt 1 câu hỏi, mời phỏng vấn…).

Đường lui: Em hoàn toàn hiểu nếu anh quá bận để trả lời, nhưng 1 câu trả lời 1-2 dòng từ anh cũng sẽ khiến em vui cả ngày ạ.

Tên bạn”

Case Study từ Tùng: kết nối với anh L (thạc sĩ giáo dục Harvard)

Bối cảnh #1 - Ngôn ngữ: anh L vừa hoàn thành thạc sĩ trường cao học giáo dục Harvard nên mình biết anh cũng thoải mái với tiếng Anh. Đó là lý do với những đoạn khá “sến” trong tin nhắn này, mình dùng tiếng Anh luôn.

Mình hiểu văn hóa của cộng đồng du học sinh: hầu hết mọi người bình thường với việc dùng lẫn tiếng Anh và tiếng Việt. (Nếu mình network với 1 người ngoài cộng đồng này, và không chắc họ thoải mái tới mức nào với tiếng Anh, mình sẽ dùng 100% tiếng Việt).

Bối cảnh #2 - Phương thức trao đổi: Mình không tìm thấy LinkeIn hay email của anh L, mà chỉ tìm thấy Facebook. Facebook của mình cũng khá tín vì dùng để network là chính + việc nhắn tin trên Messenger tạo cảm giác personal hơn là professional, nên mình quyết định dùng Facebook để kết nối để tạo cảm giác vừa đáng tin, vừa gần gũi.

Dưới đây là nguyên văn tin nhắn mình gửi cho anh:

“Hi anh L,

Em đoán là anh rất bận và có nhiều người inbox, nên tin nhắn này sẽ chỉ mất 60 giây thôi ạ.

Em là Tùng, co-founder của MỞ - 1 startup cohort-based learning cho sinh viên và người đi làm ở Việt Nam. Trong năm 2024, bọn em đã phục vụ hơn 500 học viên (với cohort lớn nhất là 128 bạn).

Em và team mới theo dõi anh L một thời gian, nhưng rất interested về những dự định của anh sau Harvard.

Em cũng từng học undergrad ngành Educational Studies ở Mỹ trước khi về Việt Nam build MỞ full-time. Nên em rất mong anh em mình có thể nói chuyện với nhau trong khoảng 20 - 30 phút.

Would absolutely LOVE to learn more from you. If you're down to call, let me know and I can arrange the logistics :D

I totally understand if you’re too busy to respond, but even a 1- or 2-line reply would really make my day.

Tạm dịch: Em rất mong có thể được học hỏi thêm nhiều điều từ anh. Nếu oke với việc gọi, anh cứ kêu em, và em sẽ sắp xếp hậu cần ạ :D

Em hoàn toàn hiểu nếu anh quá bận để trả lời, nhưng 1 câu trả lời 1-2 dòng từ anh cũng sẽ khiến em vui cả ngày ạ.

Tung”

— Phân tích —

Đây là 1 cold message tốt trong bối cảnh mình đã nêu rõ ở đầu (#du-học-sinh #giáo-dục). Tin nhắn có đầy đủ 3 thành phần:

• Có giới thiệu bản thân ngắn gọn: 2 dòng co-founder MỞ

• Có ask rõ ràng và không quá lớn (ở vị thế của mình): 20 phút call để hiểu về những dự định của anh sau Harvard

• Cho người nhận đường lui: câu cuối.

• Bonus thêm cả 1 câu về sự liên quan giữa người gửi và người nhận: “Em cũng từng học undergrad ngành Educational Studies ở Mỹ…” Giữa 1 người có 1 sự liên quan nào đấy (từng học chung trường/chung ngành/có bạn chung) và 1 người xa lạ hoàn toàn, bạn sẽ trả lời ai?

Kết quả: Anh L vui vẻ trả lời, và bọn mình sẽ có 1 buổi coffee chat.

Case Study: Tin nhắn gửi Tùng

“Hi anh Tùng ^^! Chắc chắn là anh không biết em đâu ạ, nhưng mong anh có thể dành thời gian đọc qua chiếc doc 3 trang này của em và cho em phản hồi trong thời gian sớm nhất ạ.

[Link]

Em cảm ơn anh nhiều và chúc anh buổi tối tốt lành ạ!”

— Phân tích —

Đáng khen: Tinh thần DÁM reach out. Có lòng dũng cảm đưa mình ra public vẫn là bước đầu quan trọng nhất trên hành trình phát triển bản thân.

Cần cải thiện:

• Không có giới thiệu bản thân + “Chắn chắn là anh không biết em” 😔

• Ask quá lớn: “đọc doc 3 trang” 😭 + “trong thời gian sớm nhất”

• Không cho người nhận đường lui

Tức là thiếu tất cả yếu tố của 1 cold message căn bản.

Bình thường thì mình sẽ không trả lời những tin nhắn như thế này, vì nó làm mình bực mình.

Nhưng mình nhớ lại hồi 16, 17 tuổi, mình cũng ngu ngơ như vậy, may có người chỉ nên mới biết, nên cũng nhắn tin feedback cho em ý.

Vì dù gì, mình vẫn thấy được lòng dũng cảm, tinh thần dám xông pha của em. Suy cho cùng, đó là thứ duy nhất chúng ta có.

Kiên nhẫn với người trẻ

Khi còn trẻ, chúng ta thiếu mọi thứ: kiến thức, kỹ năng, trải nghiệm, quan hệ... Nhưng phải bươn ra làm thử thì mới học được chứ. Cứ nghĩ là mình “không đủ” thì sẽ không bao giờ học được.

Cold email sai 99 lần thì biết đâu lần thứ 100 có ông Tùng đủ rảnh để feedback và viết cả 1 bài chỉ mình cách “đúng”.

Không ai mới đẻ ra đã biết cách viết cold email như nào cho hay cả. Cần 1 ai đó kiên nhẫn chỉ dẫn họ.

Bạn trẻ nhắn tin cho mình cũng giống mình hồi xưa: TINH THẦN học hỏi qua networking thì có rồi. CÁCH THỨC phù hợp thì hơi thiếu.

Networking - hay nói rộng hơn là Xây dựng mối quan hệ - là 1 kỹ năng vô cùng thiết yếu để thành công, trong bất cứ khía cạnh nào của cuộc sống (personal lẫn professional).

Mình chưa từng gặp 1 người thành công nào có thể ngồi trên đỉnh cô đơn một mình và hạnh phúc cả. Đúng hơn thì mình chưa từng gặp 1 người nào có thể thành công nếu không có network xung quanh hỗ trợ họ.

Nếu bao nhiêu năm qua có dạy mình một bài học về networking, thì đó là network của bạn sẽ không “tự nhiên xuất hiện”, bạn phải tự xắn tay áo lên và xây dựng nó.

Mình mong series này sẽ cho các bạn đọc trẻ những kiến thức thiết thực để tự tin networking hơn.

Mình ngu trước, rồi viết lại, để bạn không mắc lại những sai lầm mình từng mắc ngày xưa.

Phần 2: Tư duy “Tất cả mọi thứ đều cần thời gian” sẽ lên sóng trong tuần sau.

— Chú thích 1 —

Người ngồi với mình trong ảnh thumbnail là anh Nguyễn Chí Hiếu - không phải thạc sĩ Harvard. Nhưng mấy thạc sĩ Harvard mình chơi cùng toàn chưa chụp ảnh với mình, nên thôi, mượn tạm fame của anh Hiếu 🙂

— Chú thích 2 —

Bài viết dựa trên trải nghiệm cá nhân của mình và chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Rất mong mọi người có thể cùng góp vui thảo luận về chủ đề networking này, chia sẻ những thực hành/tư duy mọi người thấy người trẻ cần khi network 😀

Chia sẻ trong comment. Viết bài và tag mình vào. Cùng học từ nhau nhé 🤘

— Chú thích 3 —

Bài viết thuộc thử thách Viết Đều và Hay của Writing On The Net Alumni

#vietdeuvahay #wotn